被领导赏识仅因为1份档案做得好?高手告诉你,细节决定成败

2019-08-12 18:57 来源:三分快三_5分快3_官方·澎湃号·湃客

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企业为了加强对员工的管理,需要将所有员工的信息录入员工档案中,并根据需要计算出相关的数据,以方便企业招用、调配、培训或考核等。最近人事部门王总准备收集整理本公司的员工档案,他召集同事一起讨论如何制作详细员工档案,同事小张领会到王总的意思,便自告奋勇承担制作员工档案的任务。小张从人事部门收集员工的信息,然后开始制作档案。
员工档案计录员工的详细信息,包括姓名、性别、学历、部门、联系方式、身份证号、入职日期等。通过员工档案可以更好地管理员工,如招用、考核、任用等。在制作员工档案时,可以使用函数计算相关数据,如员工的工龄、退休日期;还可以隐藏部分数据,起到保护员工个人信息的作用。在本案例中,使用文本函数和日期函数计算出员工的相关信息。
小张上交之后,王总并没有采用,对他的制作并不满意。
职场君给大家看看小张制作的档案表是怎样的——失败案例

失败案例

​职场君点评:在制作员工档案时,员工的信息输入很全面,但是存在几点不足之处。首先,显示完整的员工联系方式,容易导致员工的信息泄密;其次,在计算员工的工龄时,只计算出年数,结果不是很精确;最后,计算出员工的出生日期,不便于统计员工的退休情况。
来看看职场君修改之后的样子——修改版本

修改版本

​通过对员工档案中的数据重新计算,使员工的信息更加精确,并且有效保护了员工的部分信息。首先,使用REPLACE函数将员工联系方式的后4位数用星号代替;其次,使用DATEDIF函数计算出员工准确的工龄,包括年月日;最后,计算出员工的退休日期,企业可以提前安排相关事宜。
小张按职场君的指导进行修改,提交之后,王总十分满意,直接采用了他的制作。
下面,职场君教大家用4种方法做员工档案表,让你的制作亮起来。
手机号后 4 位显示为星号
人事部门在统计员工的档案时,为了保证员工某些信息不被泄露,可以将其替换为指定的符号。我们可以将员工的联系方式的后4位用星号( *)代替,下面介绍具体操作方法。
第一步,打开“员工档案.xlsx”工作表,在F列右侧插入一列,在G3单元格中输入“联系方式”。选中G4单元格,切换至“公式”选项卡,单击“函数库”选项组中“文本”下三角按钮,在列表中选择REPLACE函数。
REPLACE函数使用新字符串替换指定位置和数量的旧字符。表达式:REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)
参数含义:Old_text表示需要替换的字符串;Start_num表示替换字符串的开始位置;Num_chars表示从指定位置替换字符的数量;New_text表示需要替换Old_text的文本。第一步

第一步

​第二步,打开“函数参数”对话框,在Old_text文本框中输入“F4”,在Start_num文本框中输入“8”,在Num_chars文本框中输入“4”,然后在New_text文本框中输入“****”,单击“确定”按钮。第二步

第二步

​第三步,返回工作表中,在G4单元格中显示F4单元格中的手机号码,但是后4位数据被星号替换。第三步

第三步

​第四步,将G4单元格中的公式向下填充,即可完成为所有员工手机号码替换的操作。选择F列并右击,在快捷菜单中选择“隐藏”命令。第四步

第四步

​第五步,返回工作表中,F列被隐藏,员工档案工作表中联系方式信息只显示后4位被替换为星号的手机号码。第五步

第五步

​第六步,下面还需要对工作表设置保护,以免其他人员通过取消隐藏操作获取隐藏列的信息。选中任意单元格,切换至“审阅”选项卡,在“保护”选项组中单击“保护工作表”按钮。第六步

第六步

​第七步,打开“保护工作表”对话框,本列在“取消工 作 表 保 护 时 使 用 的 密 码 ” 文 本 框 中 输 入“666666”作为密码,保持其他参数不变,单击“确定”按钮。第七步

第七步

​第八步,打开“确认密码”对话框,在“重新输入密码”文本框中再次输入“666666”,然后单击“确定”按钮。第八步

第八步

​第九步,返回工作表中,选中E列和G列并右击,可见在快捷菜单中“取消隐藏”命令不可用。第九步

第九步

​计算员工的工龄
在员工档案中需要计算出员工的工龄,即从入职该企业的日期到今天之间间隔的年数、月数和天数。下面介绍使用DATEDIF函数计算员工工龄的方法。
第一步,选中J4单元格,切换至“公式”选项卡,单击“函数库”选项组中“文本”下三角按钮,在列表中选择CONCATENATE函数。第一步

第一步

​第二步,打开“函数参数”对话框,在Text1文本框中输入“DATEDIF(I4,$I$2,"y")”,在Text2文本框中输入主“年”,在Text3文本框中输入“DATEDIF(I4,$I$2,"ym")”,在Text4文本框中输入“个月”,在Text5文本框中输入“DATEDIF(I4,$I$2,"md")”,然后单击“确定”按钮。第二步

第二步

​第三步,返回工作表中,查看筛选结果,并在I22单元格中计算出满足条件的总分。此处如果使用SUM函数,计算结果是所有员工的成绩的总和。第三步

第三步

​计算员工的退休日期
在员工档案中,还需管理员工的退休日期,方便企业提前做好工作安排。下面介绍使用DATE、MID、MOD和IF函数计算员工退休日期的具体操作方法。
第一步,选择K4:K26单元格区域,切换至“开始”选项卡,单击“数字”选项组中“数字格式”下三角按钮,在下拉列表中选择“短日期”选项。第二步

第二步

​第二步,选中K4单元格,切换至“公式”选项卡,单击“函数库”选项组中“日期和时间”下三角按钮,在列表中选择DATE函数。第三步

第三步

​第三步,打开“函数参数”对话框,在Year文本框中输入“MID(H4,7,4)+IF(MOD(MID(H4,17,1),2)=0,55,60)”,在Month文本框中输入“ M I D ( H 4 , 1 1 , 2 ) ”, 在 D a y 文 本 框 中 输 入“MID(H4,13,2)-1”,然后单击“确定”按钮。第三步

第三步

​IF函数介绍
IF函数根据指定的条件来判断真(TRUE)或假(FALSE),根据逻辑计算的真假值,从而返回相应的内容。
表达式:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
参数含义:Logical_test表示公式或表达式,其计算结果为TRUE或者FALSE;Value_if_true为任意数据,表示logical_test求值结果为TRUE时返回的值,该参数若为字符串时需加上双引号;Value_if_false为任意值,表示logical_test结果为FALSE时返回的值。
第四步,返回工作表中,计算出该员工的退休日期为“2040-1-24”,然后将公式向下填充即可。第四步

第四步

​公式解析
计算完员工的退休日期后,选中K4单元格,在编辑栏中显示公式为“=DATE(MID(H4,7,4)+IF(MOD(MID(H4,17,1),2)=0,55,60),MID(H4,11,2),MID(H4,13,2)-1)”。公式很长,其实只要理解该公式的原理就简单了。如果是女员工,那么就在出生日期的年数上加55,如果是男员工则加60,然后再分别从身份证号码中提取出生年、月、日,最后使用DATE函数将参数转换为日期格式即可。
其中,第一个参数为MID(H4,7,4)+IF(MOD(MID(H4,17,1),2)=0,55,60),含义为使用MID函数从身份证号码中提取第17位数字,使用MOD函数判断提取数是偶数还是奇数,使用IF函数判断如果是偶数则返回55,如果是奇数则返回60,然后使用MID函数提取身份证号码中的出生年份,最后加上IF函数的返回数值。第二个参数为MID(H4,11,2),含义为使用MID函数从身份证号码中提取出生的月份。第三个参数为MID(H4,13,2)-1,含义为使用MID函数从身份证号码中提取出生的天数并减去1天。
最后,使用DATE函数将三个参数转换为日期格式。
MOD函数介绍
MOD函数返回两数相除的余数,结果的符号与除数相同。
表达式:MOD(number,divisor)
参数含义:number表示被除数;divisor表示除数,如divisor参数为零,则返回错误值#DIV/0!。
MID函数介绍
MID函数用于返回字符串中从指定位置开始的指定数量的字符。表达式:MID(text, start_num, num_chars)
参数含义:Text表示需要提取字符串的文本,可以是单元格引用或指定文本。Start_num表示需要提取字符的位置,即从左起第几位开始截取。Num_chars表示从Text中指定位置提取字符的数量,若Num_chars为负数,则返回#VALUE!错误值;若Num_chars为0,则返回空值;若省略Num_chars,则显示该函数输入参数太少。
想要了解Excel在制作员工档案信息表的其他运用,来关注这本数吧——《拒绝低效:逆袭吧,Excel菜鸟——Excel这样用才高效》

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