那些用Word文档却不用目录的人都怎样了?

2019-08-06 20:27 来源:三分快三_5分快3_官方·澎湃号·湃客

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又到了上交月总结报告的时候,同事特别积极地整理汇总了十几页的报告,图文数据满满当当,别的人干瘪地只有几页。同事本以为老板会满心欢喜,称赞自己工作认真,没想到第二天就被老板痛批了一顿:“标题不分级,要关键词没关键词,要目录没目录,十几页的文稿,你想要我一字一字地看到昏厥吗?”同事找到职场君倾诉了自己的郁闷,职场君立马就教他使用目录功能,更改之后交给老板,果不其然,老板看到十分高兴,连连表扬他。
目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找内容。下面职场君给大家带来图文操作:
快速提取文件目录
对于一个内容较多的文档,为了便于用户了解文档的结构,把握文档内容,可以为文档添加目录,但是如果手工录入目录,效率会大大降低。
下面职场君介绍一种自动提取文档目录的方法——
1.打开文档,对文档中的标题分别进行设置相应的大纲级别,然后将鼠标光标定位在需插入目录的位置。定位目录插入点

定位目录插入点

2.切换至“引用”选项卡,单击“目录”按钮,从展开的列表中选择“自定义目录”选项。选择该选项

选择该选项

3.打开“目录”对话框,将“常规”选项组中的“显示级别”设置为4级。设置显示级别

设置显示级别

4.设置完成后,单击“确定”按钮,即可成功提取目录。成功提取目录

成功提取目录


目录样式巧变身
创建好文档目录后,如果用户对当前目录样式不满意,可对其进行适当的修改,用户既可以选择其他类型的目录样式,也可以自定义目录样式。
下面职场君将以后者的操作为例进行介绍——
1.打开文档,切换至“引用”选项卡,单击“目录”按钮,从列表中选择“自定义目录”选项。选择“自定义目录”

选择“自定义目录”

2.打开“目录”对话框,单击“常规”选项组中的“格式”下拉按钮,从列表中选择“现代”样式。选择“现代”格式

选择“现代”格式

3.选择完成后,单击“确定”按钮,单击提示对话框中的“是”按钮。单击该按钮

单击该按钮

4.设置完成后,原有的目录样式即会发生改变。目录样式发生改变

目录样式发生改变

5.自定义目录样式。打开“目录”对话框,将“常规”选项组中的“格式”设置为“来自模板”,单击“修改”按钮。设置为“来自模板”

设置为“来自模板”

6.打开“样式”对话框,选择需修改的目录样式,这里选择“目录1”,单击“修改”按钮。选择“目录1”

选择“目录1”

7.打开“修改样式”对话框,根据提示对相应的选项进行设置,例如文字的字体、字号以及颜色等。设置字体格式

设置字体格式

8.设置完成后,单击“确定”按钮,返回“样式”对话框,随后选择二级目录对其样式进行更改。选择二级目录

选择二级目录

9.设置完成后,单击“确定”按钮,返回上一级对话框并确定,弹出提示对话框。弹出提示对话框

弹出提示对话框

10.单击“确定”按钮,完成目录样式的创建,此时,文档目录样式也发生改变。完成目录样式的创建

完成目录样式的创建

巧妙更新文件目录
当完成目录的提取操作后,又对文档的内容进行必要的修改,那么目录是不是还得再次提取呢?其实不用着急,用户可以采用自动更新目录的方法。
下面职场君为大家介绍如何将文档目录设置为自动更新——
1.打开文档,按住Ctrl键,此时鼠标光标已变成手指形状。光标变成手指形状

光标变成手指形状

2.在目录中单击需要更改的内容标题,跳转至相关内容,并对其执行修改操作。跳转至相关内容

跳转至相关内容

3.随后,执行“引用>更新目录”命令,将更新整个目录。引用>更新目录

引用>更新目录

4.返回后可发现,被删除内容对应的标题已从目录中删除,同时,系统也对目录的页码进行了更新。完成目录更新

完成目录更新

为目录的页码添加括号
创建目录完成后,可以对目录页码添加括号,如果逐一进行添加,将会非常的麻烦,可以通过“替换”功能,实现快速添加,下面职场君具体介绍一下如何为目录的页码添加括号。
1.选择所有目录,单击“开始”选项卡上的“替换”按钮。“替换”按钮

“替换”按钮

2.打开“查找和替换”对话框,在“查找 内容”文本框中输入“([0-9]{1,})”,在“替换为”文本框中输入“()”。打开“查找和替换”对话框

打开“查找和替换”对话框

3.勾选“使用通配符”选项,单击“全部替换”按钮,弹出提示对话框,单击“否”按钮。勾选“使用通配符”选项

勾选“使用通配符”选项

4.设置完成后,即可完成目录页面括号的添加操作。目录页面括号添加好了

目录页面括号添加好了

要想熟练掌握,大家记得多操作几遍哦!
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关键词 >> 职场,总结,word,目录,同事
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