“性冷淡”能救命?表格这样制作,轻松为职场续命

2019-07-22 15:02 来源:三分快三_5分快3_官方·澎湃号·湃客

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职场君的同事小美前几天差点被劝辞了,因为她上周制作的数据报表被总公司痛批不明了,多出数据混乱重复,总经理对她点名批评。通宵加班三个晚上,小美无计可施,找职场君求助,经职场君一番分析,立马按照极简的规则,帮助她重新修改了表格,总公司特别满意,小美这才松了一口气。
近几年比较流行极简主义生活,民间又戏称它为“性冷淡”审美风。在这种“禁欲系”的生活法则里,家里只留必须的生活品,将不必要的东西全部丢弃。据统计,2011年日本的9级大地震和海啸导致约2万人死亡,30-50%的伤亡是由于物体坠落引起。极简风对简单的追求恰好能很大程度地减少物体坠落,所以极简主义者认为,这种生活方式可以减少地震时的伤亡。
对于我们的职场办公生活来说,认识极简风,关键的便是清楚它的目的——创造出一种十分干净、洗练的效果。Excel效仿这种极简效果,能极大地增强表格的可读性和观赏性,减少数据的输入失误。
今天职场君来说说Excel表格制作中的极简风——
文字左对齐 数值右对齐
制作易看、易读的Excel时,事先为每种输入值制定文字对齐规则也是非常重要的。Excel中可以指定左对齐、居中、右对齐的任意一种,请根据输入值的特点 为其设置最合适的文字对齐方式。
笔者建议“以文字为主的列左对齐,以数值为主的列右对齐”。这种文字对齐 方式有两个优点。第一,纵向排列的项一目了然。采取这种对齐方式后,每列的文字或数值都对齐在一端,因此纵向排列的项非常清晰明了。有时,为了使表格 看起来整齐些而隐藏了边框,此时采取这种对齐方式,可以一目了然地看出数据位于哪一列。第二,容易发现数据的输入错误。例如,右对齐的列中出现了本应左对齐的字符串,这时就可以判断出现输入错误的可能性比较高。平常贯彻好“文字左对齐、数值右对齐”的规则,就可以防止出现差错。#手术之后——修改后的效果

修改后的效果

示例中将所有的输入值都设为了“居中”,右表中将文字(商品列)包括标题在内设置为了左对齐、数值(销售数量列)包括标题在内设置为了右对齐。根据输入值的种类,为每列统一文字对齐方式,即便隐藏了单元格的边框,也可以非常容易地理解每列的数据。
文字对齐方式的设置方法——
Step01:选中输入了文字的单元格区域。点击[开始]选项卡的[左对齐],文字变为左对齐。Step01

Step01

Step02:选中输入了数值的单元格区域。点击[开始]选项卡的[右对齐],文字变为右对齐。选中整列时,点击工作表最上方的[列标题]Step02

Step02

“表格标题”的文字对齐方式
“文字左对齐,数值右对齐”是Excel的初始设置。因此,即便不特意像上面那样为每列设置 文字对齐方式,输入文字会自动左对齐,输入数值会自动右对齐。那么是不是就不需要进行上面那样的文字对齐方式设置了呢?实际上,还是非常有必要的。
为什么呢?因为Excel的初始设置会导致表格的标题部分的文字也时常是左对齐的。但是,考虑到表格的易看性,绝对是数值数据列的标题和列的值一并右对齐会使得表格更具易看性。只标题左对齐的话,标题文字和列的值的位置会发生很大的偏移,表格会变得很别扭。同样的理由,也不太推荐“只标题居中”规则。虽然只标题居中的表格非常常见,但还是尽量和列的值的对齐方式保持一致。
只用两个规则让数值变得容易看
1.制作单位专用列和千位分隔符
对于输入到Excel表中的数值,只需应用两个规则就可以戏剧性地变得非常容易看。
首先,第一条规则是关于数值的“单位”,像下图中那样,并没有在各项标题的末尾或数值的末尾写明单位,而是专门为“单位”创建了单独的一列,在此列一起写明单位。如此一来,就可以一目了然地看出各数值所表示的内容,提高了表格的易看性。
手术前——小美制作

小美制作

再来一例——小美制作

小美制作

手术后——将单位一起填入单独的列,表格的易看性得到了提升。修改后的效果

修改后的效果

2.为数值设置千位分隔符的方法
为了方便查看数值,“千位分隔符”这一格式设置(即每三位加入逗号)也是很重要的。另外,数值为负时,负值也要一并设置。顺便说一下,财务的各种表类中的负值的表示方法,国内一般多是用括弧括起来。
为数值设置千位分隔符,按照如下步骤进行。
Step01:选择要设置千位分隔符的单元格区域。点击[开始]选项卡中的[设置单元格格式]。Step01

Step01

Step02:选择[数字]选项卡中的[数值],勾选[使用千位分隔符(,)]。然后,在[负数]中选择(1,234),按下[确定]按钮。Step02

Step02

单位的表示方法特例
虽然上一页中推荐“单位写在专门的一列中”,但是在表达增长率、成本率这样的数字时,使用“15%”这样的在数字旁边标明单位的表示方法要比“15”更方便看。另外,当所有的单位都相同时,只在表格的开头写明单位就足够了(例如,表内所有数字的单位为“元”或者“千元”时,只需要在表格开头写上“单位:元”或“单位:千元”即可)。关于单位的表示方法,最重要的一点就是要制定一个规则,即“在哪里能看出单位”,并贯彻到底。
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关键词 >> 职场,表格,Excel,极简主义
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